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La Coordination Jour J Vue Par Les Wedding Planner

Aujourd’hui je donne la parole non pas aux mariés mais aux Wedding Planner ! Découvrez leur vision de la coordination Jour J et surtout, pourquoi ce jour là, il est important d’avoir une personne compétente et professionnelle à vos côtés ! Je ne vous en dis pas plus, tout est dans la suite…

Elodie Pavia : Mademoiselle Events – www.mademoiselle-events.com

Coordonner le déroulement des cérémonies (religieuse, laïque, à la mairie), vérifier le cortège, gérer l’entrée des invités et leur sortie, l’accueil et la gestion des invités sur le lieu de réception, coordonner les prestataires (photographe, traiteur, dj, fleuriste..) pendant les préparatifs en amont afin de préparer ensemble le planning du Jour J (avec les arrivés de chacun et où s’installer). Effectuer une visite prestataires quelques jours avant pour ceux qui ne connaissent pas le lieu. Veiller au bon déroulement du jour J (exemple : horaire de l’ouverture de bal, de l’envoi de la pièce montée, du timing des photos de groupe). Toujours faire en sorte que les mariés soient détendus le plus possible et être disponible pour eux et leurs invités sur des questions si besoin.

En cas de mise en place décoration à gérer en plus de la coordination : (pose lieu de réception, mise en valeur des tables, chaises, livre d’or, PhotoBooth… et cérémonie). Etre coordinatrice c’est aussi être présente pour les mariés dès les préparatifs le Jour J, effacer les doutes et le stress, les rassurer.

Ils savent qu’ils peuvent compter sur quelqu’un pour assurer la logistique du Jour J, les imprévus (car oui il y’en a toujours même des micros petits que vous chers mariés vous n’avez pas vu car nous on su gérer 🙂 ).

C’est s’occuper des surprises des témoins et proches (se mettre en relation bien avant) afin de vous préparer avec le Dj ces jolis moments.

La coordinatrice va vadrouiller le jour du mariage entre les mariés, le DJ et le maître d’hôtel afin que tout se passe bien pour chacun et que tout soit respecté. On prend en main le jour de leur mariage qu’ils ont décidé de préparer soigneusement et dont ils nous confient la coordination afin de pouvoir se reposer sur quelqu’un de professionnel et afin de laisser les proches profiter avec eux.

Etre coordinatrice, c’est se montrer présente tout en étant discrète à la fois…

Alors, et vous, choisissez-vous de profiter pleinement de VOTRE mariage avec vos deux jambes et deux bras ?

La coordination jour j vue par les wedding planner

Emilie Pernette : Label Etoile – www.labeletoile-wp.fr

En coordination jour J, un Wedding Planner doit réaliser les tâches convenues en amont avec les mariés.

C’est avoir le téléphone greffé à une main, et le planning de la journée à l’autre. C’est faire en moyenne 14 km à pied par prestation (merci mon iPhone !), et avoir le sac de Mary Poppins.

Mais si ce métier est aussi intense, c’est parce que notre but est avant tout de permettre à deux amoureux de vivre pleinement le mariage de leurs rêves en ne leur laissant que le meilleur, en réglant les imprévus (car il y en a toujours !), en permettant à leurs proches de profiter tout autant qu’eux de ce bonheur, et en étant à leur service en se pliant en 4 pour les satisfaire afin que cette merveilleuse journée reste l’une des plus belles de leur vie…

La coordination jour j vue par les wedding planner

Laurence Gomit : L’Égérie du Bonheur – www.legeriedubonheur.fr

Une coordination du jour J : la cerise sur le gâteau !

Pourquoi ? Pour vous libérer de toutes les contraintes logistiques ; Pour faire le lien entre tous les prestataires ; Pour gérer les inévitables couacs.

Comment ? En prenant contact avec tous les intervenants ; En établissant un planning minuté ; En supervisant toutes les installations.

A quel prix ? Une coordination du jour J ne peut pas valoir quelques centaines d’euros. Elle demande du temps en amont et une expérience de la gestion des prestataires, des invités et des mariés le jour J.

La coordination jour j vue par les wedding planner

Aurélie Olarte y Roman : J’ai 2 Amours – www.jai-2-amours.com

Wedding Planner aux pieds des Baux de Provence, je souhaitais partager avec vous mon expérience sur la coordination de mariage. La coordination de mariage n’est pas seulement dire à telle ou telle personne de bien se placer et juste vérifier que les mets du traiteurs sont bien servis, nous sommes là pour vérifier que tout le monde soit à l’heure dès les préparatifs et, si ce n’est pas le cas, les contacter pour savoir où ils sont et leur heure d’arrivée (et oui un pneu crevé, une panne de voiture, cela peut se produire), ceci afin de caler d’autres choses, ne pas prendre de retard sur la planning (que nous avons établi préalablement avec tous les professionnels œuvrant sur votre mariage) ou alors très peu et faire en sorte que vous ne vous aperceviez de rien pour vivre votre journée sereinement.

C’est aussi lancer les interventions au bon moment, comme les surprises de vos témoins car nous sommes dans la confidence ou encore les discours et autres, qui sont calés en collaboration avec le DJ pour que vos convives n’est pas d’impression de longueur ou même de s’ennuyer ! Bref, un vrai travail a plein temps, réfléchi dès le début de la préparation de votre mariage.

Malheureusement, de plus en plus souvent nous sommes confrontées à des professionnels de tout horizons (en dehors des Wedding Planner) proposant de coordonner votre journée de mariage. Cela part des photographes, en passant par des traiteurs ou encore des lieux de réception… La question à se poser si vous connaissez cette situation, c’est comment un professionnel ayant un corps de métier bien défini peux-t-il faire plusieurs choses à la fois lors d’une journée si intense qu’est celle d’un mariage. Comment peux t-il être concentré sur son activité principale s’il doit gérer à la fois votre journée et votre soirée, prendre vos photos, faire la vidéo ou encore servir les mets… à un moment donné il y a une chose qui sera laissé pour compte…

La coordination jour j vue par les wedding planner

Elodie Vargas : La Magie d’un Instant – www.lamagieduninstant.fr

La coordination d’un mariage qu’est-ce que c’est pour moi ? Ce n’est pas être planté là et donner des ordres loin de là…

C’est tout d’abord mettre un planning en place pour driver la journée des mariés, c’est être présente de prêt comme de loin pour s’assurer que tout roule, c’est être un point central que tout et tout le monde prend en considération, c’est être présente si un problème survient, c’est enlever le stress aux futurs mariés sur la gestion de ce jour.

En fait, chaque prestataire a sa vision de son métier et l’on confie souvent cette lourde tâche aux dj qui très sincèrement ont autre chose à faire que de courir 10 fois en cuisine voir le traiteur, demander 30 fois où sont les bijoux de la mariée ou encore appeler un taxi ! En faite notre mission s’adapte à la journée : nous sommes là où vous avez besoin de nous et là où nous devons être !

La coordination jour j vue par les wedding planner

Emmanuelle Guiard Paulos : Manue-Rêva – www.manue-reva.fr

La coordination jour J … C’est « enfin » la partie visible de notre métier , c’est le résultat de plusieurs mois de travail, de nombreux rendez-vous avec nos amoureux, de tissage de confiance et de découverte… C’est enfin le jour où tout prend vie et se réalise ! La coordination jour J c’est un planning jour J pour rassurer les amoureux, pour ne rien oublier, pour que TOUS les prestataires de la journée aient les meilleures conditions de travail en équipe, que chacun est le confort et le respect de ses missions le jour… On doit coordonner par exemple que le photographe ai la bonne lumière pour le rencontre des mariés mais en prenant aussi en compte que la coiffeuse n’a pas que notre mariée à préparer ce jour la et a donc une disponibilité limitée… Qu’à la mairie on ne choisit pas l’heure… Et surtout et essentiellement en respectant les envies et souhaits des amoureux comme par exemple un lieu qui a une valeur de cœur pour eux pour se découvrir ce jour là !!!!!!! Et un planning jour J « parfait » c’est cela… Prendre TOUT en compte : les souhaits des amoureux qui sont la priorité absolue avec nos conseils professionnels qui permettent que le planning soit réalisable (donc parfois on dit non aux amoureux quand ils ont des idées trop farfelues car on est Wedding-Planner on a des supers pouvoirs mais on est pas magicien lol), en y rajoutant les contraintes et le confort des prestataires pour qu’ils exercent leur métier dans les meilleures conditions … Et avec tout cela on a un mariage réussi 🙂 … Enfin presque ! Car le planning jour J fait en amont et validé par les amoureux et envoyé avant le mariage à tout les prestataires c’est une partie du boulot mais le jour J… On est pas l0 pour faire la fËte (Quoi je casse un mythe ??? 😉 )… Le jour J on coordonne, on installe, on commence souvent notre coordination quelques jours avant en allant récupérer, installer…, on contrôle, on court, on chouchoute ( es amoureux, les invités, les prestataires, le chien de tata Claudine…), on rattrape les imprévus, on s’adapte, on supervise, on console, on rit, on soulage, on respecte, on anticipe, on se fait discrète et parfois on s’impose, on pense à tout, tout le temps, on est la soupape de décompression de nos amoureux, on est le chef d’orchestre d’une équipe et d’une journée d’amoureux sans jamais être le chef tout court ! La coordination jour J c’est mettre tout en œuvre professionnellement et humainement pour que nos amoureux aient uniquement deux missions dans leur journée : se marier et être heureux !

Pour terminer, un message visé avec humour : Les amoureux, si un photographe ou un DJ vous vend une coordination jour J, estimez donc que je peux vous faire des photos avec mon iPhone et vous faire danser avec l’appli Deezer 🙂 Je pense que je peux même entre deux vous préparer un petit magret sauté !

Les amoureux, ce jour J est l’un des plus important de votre vie essentiellement pour l’engagement profond et sincère que vous prenez l’un envers l’autre… alors PROFITEZ de chaque minute, chaque émotion, chaque sourire et de chaque personne que vous aimez !

La coordination jour j vue par les wedding planner

Vous savez à présent tout sur la coordination jour J, mais surtout, vous savez pourquoi elle nous parait aussi indispensable... Comment pourrions nous imaginer vous laisser tout gérer alors que nous sommes là pour ça ?
J'en profite aussi pour remercier tous nos collègues Wedding qui ont prit de leur temps pour vous concocter leur vision de la coordination ! Merci à vous !

Bisous les Amoureux !

Camille Levesque

Pour ceux qui ne me connaissent pas encore, je m’appelle Camille, je suis la blogueuse du site web de Manue-Rêva Wedding Planner, mais aussi du site Manue-Rêva & Co. Si je me retrouve ici, c'est pour une bonne raison, vous faire découvrir les coulisses de Manue-Rêva et l'univers du mariage.

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